什麼是存證信函？什麼時候要寫存證信函？存證信函怎麼寫？本文以下說明並提供範例給讀者作參考。
依照字面解釋，簡單的說，「存證信函」就是保存證據的信函。狹義而言，是保留證據，作為訴訟時有利於己的證明，但廣義而言，只要是要留作日後當證據的，甚至只是要單純表明立場者，都可以用存證信函的方式製作。依郵政規定第99條規定，各類國內掛號信函交寄時，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。因為發函時，另有內容相同的副本留存郵局，所以，日後可免去舉證的困擾。例如甲向乙買受房屋，甲於支付完全後遲遲不履行後續約定，此時乙可以用存證信函方式「催告」甲履行契約，甲未於所定期限內履行，乙得再以存證信函方式解除契約。定相當期限「催告」甲履行契約，甲仍不履行，乙才可以「解除契約」。所以「催告」和「解除契約」的意思，都可藉由存證信函保存證據。
法律沒有規定存證信函內容要如何書寫，若只是要表明立場，例如發函警告對方不要對外散佈不實謠言，否則將要提起刑事告訴，因此發函表明立場不是法律規定要作的動作，所以一般而言，只要能清楚表明立場即可。若是要給予對方一定的心理上壓力，實務上多會建議以律師名義發函，一般稱為「律師函」。律師函若以存證信函方式寄發則稱為「律師存證」。至於比較重要的是法律有規定需要「催告」或「意思表示」的，以下試舉三個例子說明，分別為買到之物有瑕疵，發函請求減少價金；積欠租金，發函催繳租金，終止租約；出租人不修繕，承租人自行修繕後請求修繕費用或自租金中扣除。
（一）買到有瑕疵之物（如房屋有壁癌嚴重漏水，車輛有刮傷，手機有碰傷等）。
敬啓者：
緣本人前於OO年O月O日向台端（若是公司則改為貴公司）購買座落OO市OO路OO號O樓房屋，（車輛則改為廠牌車型，手機亦同），價金為新台幣OOO萬元。並於OO年O月O日點交（車輛、手機改為交付），所有價金已全部付清。惟查日前發現房屋客廳牆壁有漏水情形，業已告知台端（或車輛何處刮傷或手機何處撞傷），此等瑕疵為交付時已存在，依法本人有減少價金請求權，前開瑕疵經詢問市場相關從業人員，應以PP萬元作為價金減少之理賠始為洽當，特發函通知，請於函到五日內確認及退還O萬元，以維本人之權益。
（二）積欠租金，發函催繳租金、終止租約
※因為依法律規定，承租人遲付租金，必須遲付租金總額扣除押金後，積欠二期以上（一般而言就是二個月）時，出租人必須先定相當期限催告後才可以終止租約，所以一般存證信函分二次寄發。
台端於OO年O月O日向本人承租門牌號碼為OO市OO路OO號O樓之房屋，依約定應於每月5日前給付租金。詎 台端自OO年O月O日起即積欠租金至今，扣除二個月之押金後，台端積欠之租金已達二期租金總額，爰發函通知於文到七日內清償積欠之租金，共計OO萬元，逾期將依法終止租約，收回房屋，祈勿自誤。
台端前積欠本人租金已達二期之總額，經本人前於OO年O月O日以OO郵局O支局第OO號存證信函催告台端給付，惟台端迄今仍置之不理，故以本函終止雙方之前揭租賃契約，台端應於文到10日內遷讓房屋並點交房屋，同時給付積欠之租金，否則將依法訴訟，切勿自誤為禱。
（三）承租人請求房東修繕，否則將自行修繕後請求或自租金中扣除。
本人於OO年O月O日向台端承租門牌號碼為OO市OO路OO段OO號O樓之房屋，並簽訂有租賃契約。因冷氣空調和窗簾故障，依租賃契約約定本應由台端負責修繕，經本人多次以電話通知台端修繕，台端藉故推諉。故特發函再次通知台端於OO年O月O日前將冷氣空調和窗簾修復，否則本人將自行僱人維修，因維修所產生之費用將自租金中扣除。
※相關法條：
民法第430條：租賃關係存續中，租賃物如有修繕之必要，應由出租人負擔者，承租人得定相當期限，催告出租人修繕，如出租人於其期限內不為修繕者，承租人得終止契約或自行修繕而請求出租人償還其費用或於租金中扣除之。
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