什麼是存證信函？用來做什麼？怎麼寫？應該要注意什麼等等問題，本文以下說明之。
經過郵局掛號遞送來作『特定意思通知或特定意思表示』的一種法律證明文件，白話就是怕口說無憑先用來保留證據的信函。在訴訟上，法官總不能只憑雙方當事人的一造隨便說幾句就信以為真而做判決，而日常生活中，所牽涉到的法律問題廣泛，一天就可能和好幾個店家買東西，但有爭端產生時，總不可能發票或收據都留著，要如何證明這時候存證信函就可以扮演重要的角色。
存證信函是單向的自己意思表示，除非內容僅需要對方知道即可發生效果，不然僅能證明通知的日期及相表達的意思，但不會因為通知就達成判決效果。雖如此，但仍可能達成下列目的：
1.可以留下證據資料。2.可以表明自己立場。3.可以警告對方出面。4.可以進行交涉談判。 5.可以主張法律權利。6.可以中斷法律時效。7.可以行使法律抗辯。8.可以告知事實關係。
1.向郵局購買特定用紙：(下載空白範本) 首先，向郵局購買存證信函特定用紙，一式最少三份，亦即按雙方當事人之人數外加一份（例如：寄件人有一人，而收件人有三人時，即應製作五份），由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。
2.撰寫存證信函須注意事項：
撰寫存證信函須掌握時機（法律時效、合理催告時間）及重點。並應注意人（當事人）、事（何種法律行為）、時（為法律行為時間）、地（法律行為地）、物（標的物）等重要事項。撰寫時務必清楚寫明「目的」，例如要求退貨、退款、解除契約、減少價金等，不可含糊不清，亦可多利用免費範本進行修改。免費各式存證信函範本
3.如有塗改須註明字數並蓋章：
存證信函內文字如有塗改增刪，應於備註欄內註明，並由蓋寄件人簽章，每頁塗改增刪不得逾20字。建議可以先在電腦上完成內容再印出。也可以打好草稿，再利用「免費線上存證信函系統」印出。
4.至郵局用雙掛號寄出：
書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查，如查看寄件人處或騎縫處是否有蓋章，檢查無誤後即受理寄出。
5.「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存：
郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要，務必妥善保存，不可遺失。
存證信函存證費首頁50元，續頁每頁或附件每張25元。總費用不清楚也沒關係，郵政人員會幫我們算好。存證信函基本上是照頁數收費的，因此沒有重點或意義模糊不清的內容，不僅對於通知毫無幫助，更會浪費許多郵資。
自寄送日起，由郵局保存三年，期滿郵局得銷燬之。因此三年內寄件人可以持原憑證向原寄送郵局申請查閱！若憑證遺失或喪失也可以寄件人之身分證明申請之。
有些惡質商家或是債務人存心賴帳，知道是存證會故意不收，如果對方拒收存證信函，可以為下列處理：1.退回來的存證信函完整保留不要拆封，信封上本身就是證據，會有退件理由，譬如查無此人。2.一般存證信函會針對聯絡地址寄發，若被退回可以再對戶籍地址寄發一次。3.可以作為應送達處所不明的證明，進而向法院聲請公示送達，照樣可以讓意思表示發生效力。 若你還有存信函相關疑問可以參考 存證信函 法律知識庫，或是來電諮詢
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