書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查，如查看寄件人處或騎縫處是否有蓋章，檢查無誤後即受理寄出。
郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要，務必妥善保存，不可遺失。
存證信函如同時交寄2件以上，其內容完全相同，僅收件人姓名、地址不同者，得作成 總副本2份，並將各收件人姓名、地址另紙聯記一併交與郵局。 除第1件外，餘件按存証費減半收費。
存證信函遺失或毀損
