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存證信函

如何撰寫存證信函

1.向郵局購買特定用紙:
首先,向郵局購買存證信函特定用紙,一式最少三份,亦即按雙方當事人之人數外加一份(例如:寄件人有一人,而收件人有三人時,即應製作五份),由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。

2.撰寫存證信函須注意事項:
撰寫存證信函須掌握時機(法律時效、合理催告時間)及重點。並應注意人(當事人)、事(何種法律行為)、時(為法律行為時間)、地(法律行為地)、物(標的物)等重要事項。撰寫時務必清楚寫明「目的」,例如要求退貨、退款、解除契約、減少價金等,不可含糊不清。存證信函不同於一般信件,字句要力求簡潔,避免參雜感情或使用模棱兩可語句,以達法律上意思表示與催告的目的。若未曾受過法律專業訓練,強烈建議委請律師撰寫或審稿,避免遺漏重要事項,或被對方找出反擊漏洞,反傷自己,更喪失第一時間主張權利的機會。

3.如有塗改須註明字數並蓋章:
存證信函不同於一般書信可任意塗改,若有增、刪文字,必須於欄外註明訂正何字、插入何字,並註明字數;並且,修改處必須要蓋章,訂正或刪除之文字須清晰可辨。

4.至郵局用雙掛號寄出:
書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查,如查看寄件人處或騎縫處是否有蓋章,檢查無誤後即受理寄出。

5.「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存:
郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要,務必妥善保存,不可遺失。

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